自用提效：把高频工作做成可复用的 AI SOP

选对第一个提效场景

第一条 AI 工作流不要挑最复杂、最关键的任务。优先找每周至少重复两次、步骤相对固定、出错能人工发现的工作，例如整理会议纪要、提取访谈要点、生成周报初稿或把多份资料汇成提纲。

目标不是“全自动”，而是把原本 60 分钟的工作稳定压到 30 分钟，并且质量不下降。

四步把流程写下来

输入

列出需要给 AI 的材料：会议录音、文档、表格、已有模板。先统一文件命名和原始格式，输入混乱时，输出很难稳定。

生成

提示词固定为“角色 + 任务 + 输出结构 + 禁止项”。例如：

请把以下会议记录整理为：已达成决策、待办事项、责任人、截止日期、待确认问题。不要补充原文未出现的结论；信息不全时标为待确认。

审核

给自己留一张检查清单：数字、日期、姓名、链接、承诺、敏感信息。AI 产出可以快，但这一步不能省。

交付

明确最终落在哪里：邮件、飞书文档、项目管理工具还是客户报告。把格式固定，下一次就不需要重新思考。

用数据判断是否真的提效

连续记录三次：总耗时、人工修改时间、返工原因、使用者反馈。若生成很快但每次都要大改，说明流程还没有变得更省事；可能是输入材料不完整，也可能是验收结构没写清。

安全和边界

涉及客户、员工、财务或未公开项目时，先确认工具的数据政策和团队规范。必要时做脱敏、删去识别信息，或选择可控的企业版本。提效的前提不是“把所有内容都发给模型”。

练习：30 分钟会议纪要

用一次真实会议，按四步跑完流程。完成后把提示词、检查清单和最终格式保存到同一个文档。下一次只需替换原始材料，你就拥有了自己的第一条可复用 AI SOP。